Mit dem incert Anzahlungssystem können Zahlungen zu Hotelreservierungen über die im Gutschein- und Ticketsystem integrierten Online-Zahlungsmethoden abgewickelt werden. Die geleisteten Zahlungen werden dabei zentral im Verwaltungsbereich Ihres incert-Systems erfasst.

Bei Interesse am Anzahlungsmodul freuen wir uns unter beratung@incert.at von Ihnen zu hören. Zusätzlich müssen Schnittstellen bei den jeweiligen Partnern beauftragt und aktiviert werden.

Anzahlungsprozess mit PMS-Schnittstelle

1. Link-Erstellung im PMS: Ihr Hotelverwaltungssystem (PMS) generiert einen individuellen Zahlungslink pro Gast bzw. Reservierung. Dieser enthält eine codierte ID zur eindeutigen Zuordnung.
2. E-Mail-Versand an den Gast: Der Link wird automatisch mit der Rechnung (als PDF) per E-Mail an den Gast versendet.  
3. Öffnen des Links durch den Gast: Der Gast öffnet den Link zur Anzahlungsseite im Browser.
4. Systemseitige Prüfung der Reservierungsdaten durch incert: Nach dem Öffnen des Zahlungslinks ruft incert automatisch die relevanten Reservierungsdaten über die PMS-Schnittstelle ab und prüft die Gültigkeit der Anzahlung. 
   

   • Reservierung gültig → Weiterleitung zur Zahlungsseite

   • Reservierung ungültig oder bereits bezahlt → Anzeige eines entsprechenden Fehlerhinweises für den Gast

5. Prüfung und Eingabe durch den Gast: 
   Die vom PMS übermittelten Reservierungsdaten werden dem Gast auf der Anzahlungsseite angezeigt. Je nach Systemkonfiguration kann der Gast ergänzende Angaben manuell erfassen, bestehende Daten überschreiben (z. B. bei Korrekturen), sowie den Anzahlungsbetrag individuell auswählen. Die Auswahl des Zahlungsbetrags ist abhängig von den Möglichkeiten Ihres PMS und kann folgende Varianten umfassen:
   • ein prozentueller Anteil der Gesamtsumme (z. B. 30 %),
   • ein fix definierter Betrag,
   • ein individuell editierbarer Betrag durch den Gast,
   • oder die Gesamtsumme der Buchung.
6. Bezahlung durch den Gast: Der Gast führt die Zahlung über einen der angebundenen Payment Service Provider (PSP) durch. Eine Übersicht der unterstützten Zahlungsanbieter finden Sie hier:  Mögliche Zahlungsanbieter
7. Zahlungsbestätigung: Nach erfolgreicher Bezahlung erhält der Gast automatisch eine Bestätigung per E-Mail von incert.

Aktuelle Schnittstellenpartner 

• Opera
• Fidelio
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Gastrodat (in Umsetzung)
• Elite (in Umsetzung)

Anzahlungsprozess ohne PMS-Schnittstelle

1. Allgemein gültiger Zahlungslink: Der Anzahlungslink ist online abrufbar & für alle Gäste einheitlich. Das PMS sendet einen statischen Zahlungslink zusammen mit der Rechnung (PDF) an den Gast.
2. Öffnen des Links durch den Gast: Der Gast öffnet den Link zur Anzahlungsseite im Browser.
3. Manuelle Eingabe der Reservierungsdaten: Dort werden die relevanten Buchungsdaten wie die Reservierungsnummer, der Anzahlungsbetrag und personenbezogenen Angaben eingetragen.
4. Bezahlung durch den Gast: Der Gast führt die Zahlung über einen der angebundenen Payment Service Provider (PSP) durch. Eine Übersicht der unterstützten Zahlungsanbieter finden Sie hier: Mögliche Zahlungsanbieter
5. Zahlungsbestätigung: Nach erfolgreicher Bezahlung erhält der Gast automatisch eine Bestätigung per E-Mail von incert.

Bestell- & Anzahlungsansicht

Die Bestellliste im Verwaltungsbereich bietet eine vollständige Übersicht über alle eingegangenen Bestellungen und die jeweils bestellten Artikel. Neue Bestellungen – einschließlich Anzahlungen – werden automatisch am Anfang der Liste angezeigt. Durch die Auswahl des Bestelltyps „Anzahlungen“ kann die Ansicht gezielt gefiltert werden, sodass ausschließlich bereits getätigte Anzahlungen dargestellt werden.

TIPP: Wenn Ihr System auch reguläre Artikelbestellungen verarbeitet, verwenden Sie den Menüpunkt Anzahlungsbestellungen. Dieser bietet eine vorgefilterte Ansicht ausschließlich auf Anzahlungsvorgänge.