Details zum "Journal"

Verwendung

Das Journal bietet eine Gesamtübersicht für den gewählten Zeitraum. Der obere Bereich zeigt die Bestellebene, also die Kaufvorgänge. Der untere Bereich zeigt die einzelnen Artikel und stellt Verkäufe und Einlösungen gegenüber.

  • Geeignet ist das Journal zur Kontrolle der Verkäufe und Einlösungen in einem bestimmten Zeitraum. 
  • Ungeeignet ist das Journal für den Bilanzabschluss (Stichtagsauswertung verwenden), als Vergleich über mehrere Jahre hinweg (Jahresstatistik verwenden) oder zur Abrechnung mit externen Partnern (Partnerabrechnung verwenden). Im Journal werden stets Bruttobeträge geführt (Steuern sind - wenn im System geführt - im Journal Steuern ausgewiesen).

Automatisch gefilterte Ansicht. Statistiken werden automatisch auf Basis der Nutzerrechte gefiltert. Je nach Aufbau des Systems, ist Ihr Benutzer möglicherweise auf die Ansicht eigener Verkäufe oder Einlösungen eingeschränkt. Zumindest ein Admin des Systems kann aber alle Daten des Systems überblicken.

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Übersicht

  1. Auswahl des Zeitraums: Das Journal zeigt beim Öffnen automatisch den aktuellen Tag. Die Ansicht kann auf einen bestimmten Tag, Monat oder einen frei wählbaren Zeitraum eingestellt werden. Der frei wählbare Zeitraum ist in einer maximalen Dauer von einem Jahr möglich.
  2. Export: Sowohl das gesamte Journal sowie auch die einzelnen Abschnitte können mit den jeweils gesetzten Filtern und im gewählten Zeitraum mit Klick auf das Excel-Icon bzw. das PDF-Icon exportiert werden.
  3. Filter nach Sponsoring: Eine (in Ausnahmefällen auch mehrere) Zahlart wird für die umsatzfreie / kostenlose Ausgabe von Gutscheinen oder Tickets verwendet. In den meisten Fällen heißt diese Zahlart auch "Sponsoring" und ist im Zuge der Gutschein- oder Ticketausstellung wählbar. In manchen Systemen ist diese auf Kundenwunsch nicht verfügbar oder anders bezeichnet (z.B. "Complimentary"). Mittels Filter kann das Journal um diese kostenlosen Bestellungen und Artikel bereinigt werden, oder nur diese Bestellungen und Artikel anzeigen.
  4. Filter nach Produkttypen: Will man nur einen Produkttyp (bspw. Wertkarten) anzeigen, öffnet man den Filter und wählt das Häkchen neben diesem Produkttyp. Will man nur einzelne Produkttypen aus der Ansicht exkludieren, wählt man "Produkttypen wählen (alle)" im Filter ab, worauf das System neben jedem Produkttyp ein Häkchen zeigt, das einzeln abgewählt werden kann.
  5. Filter nach Stationen: Das Journal zeigt beim Öffnen automatisch jene Daten an, die der eingeloggte Benutzer sehen darf. Admins können in der Regel alle Benutzer überblicken. Andere Logins (z.B. Mitarbeiter-Logins, Bereichs-Admins, …) können hingegen nur ihre eigenen Aktionen oder jene des jeweiligen Bereichs überblicken. Wählen Sie zunächst, ob Sie Bereiche oder einzelne Benutzer anzeigen wollen (im Filter "Gruppiere nach Bereich" F). Zusätzlich können Sie beim Filter "Stationsfilter auswählen" E die Ansicht auf bestimmte Bereiche oder bestimmte Benutzer filtern.
  6. Filter zur Gruppierung nach Bereich oder Benutzer: Das Journal gruppiert Verkäufe und Einlösungen nach dem Benutzer, der die Aktion getätigt hat. Wenn die Benutzer in einem System in Bereiche gruppiert sind, kann ein Admin zwischen der Anzeige der Bereiche oder der Ansicht der einzelnen Benutzer wechseln.

    Ansicht nach Bereich:

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    Ansicht nach Benutzer:

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  7. Filter nach externen und internen Produkten: Externe Produkte sind ein Sonderfall, der nur in einzelnen Systemen zum Einsatz kommt. Das sind Artikel, die nicht im jeweiligen System verkauft wurden, aber sich dort statistisch auswirken. Wenn mehrere incert-Systeme für gegenseitige Einlösung verbunden sind, oder Artikel aus externen Systemen über Schnittstellen einlösbar sind (bspw. Wellcard oder Webhotels-Gutschein), wären diese filterbar.
  8. Filter zu Ausbuchungen: Ausbuchungen sind ein eigenes Modul, welches nur in manchen Systemen verfügbar ist. Eine Ausbuchung ist technisch vergleichbar mit einer Einlösung - der Gutschein ist nicht mehr einlösbar und nicht mehr als "offen" in den Statistiken geführt. Buchhalterisch unterscheiden sich Einlösung und Ausbuchung jedoch. Wenn Gutscheine ausgebucht wurden, kann mit diesem Häkchen entschieden werden, ob die Ausbuchungen bei den Einlösungen mit einberechnet werden, oder ausgeklammert werden.
  9. Filter nach Zahlarten: Zahlarten können per Häkchen ein- oder ausgeblendet werden. Dabei ändert sich allerdings nie die Summe der angezeigten Beträge. Das Entfernen eines Häkchens bei einer Zahlart im Filterbereich bewirkt lediglich, dass diese Zahlart nicht als eigene Spalte im Bestellungen-Abschnitt ausgewiesen wird, sondern in die Spalte "Andere ZM" gerechnet wird.

Rabatte und Versandkosten

In den oberen Blöcken (Bestellungen) sind Rabatte bereits abgezogen und Versandkosten inkludiert. Die Summe entspricht somit der tatsächlichen Bestell- bzw. Rechnungssumme, die der Kunde auch bezahlt hat. Enthaltene Versandkosten und abgezogene Rabatte sind aber eigens ausgewiesen.

Details

Mit dem Lupen-Icon kann für die gesamte Seite oder für den jeweiligen Abschnitt eine Detailansicht geladen werden. In den Bestell-Abschnitten werden die einzelnen Bestellungen angezeigt, in den Artikel-Abschnitten (Verkäufe und Einlösungen) werden dann die einzelnen Codes gelistet. 

Stornos

Wird eine Bestellung storniert, zeigt das Journal die Bestellung weiterhin am Kaufdatum im Bestellungen-Abschnitt an. Am Tag des Stornos wird die Gegenbuchung (Bestellung bzw. verkaufter Artikel mit negativem Betrag) angezeigt. Die Bestellnummer eines Stornos ist die Nummer der initialen Bestellung, aber mit "C" zusätzlich angehängt. Wenn nur ein Teil einer Bestellung storniert wird, wird zusätzlich zum "C" noch eine fortlaufende Nummer angefügt, um mehrere Teilstornos derselben Bestellung voneinander unterscheiden zu können (z.B. "C1", "C2", …).

Im Abschnitt "Verkaufte Gutscheine/Karten" ist ein stornierter Artikel ebenfalls weiterhin mit Verkaufsdatum ersichtlich. Dabei wird als Information, dass der Artikel eigentlich bereits storniert ist, "CANC" an den Gutscheincode angefügt. Mit Datum des Stornos ist der Artikel mit negativem Verkaufswert gelistet - hier mit Zusatz "CANC_1" angehängt an den Gutscheincode. Im untenstehenden Beispiel erfolgten Verkauf und Storno am gleichen Tag und heben sich daher auf:

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Aufgehobene Einlösungen

Im Abschnitt "Eingelöste Gutscheine/Karten" ist eine Einlösung mit negativem Betrag angeführt. Wird eine Einlösung später zurückgenommen (aufgehoben), bleibt die initiale Einlösung statistisch erfasst. Dabei wird aber ein "UNRED" (für "un-redeemed") an den Code angefügt, um zu zeigen dass diese Einlösung später wieder aufgehoben wurde. Am Tag der Aufhebung einer Einlösung scheint der Gutschein mit positivem Betrag (Gegenbuchung zur Einlösung) auf - hier mit dem Zusatz "UNRED_1" angehängt an den Gutscheincode.

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