Dieser Beitrag richtet sich an Kunden, die ihr incert-System kündigen oder abschalten möchten. Das incert-System bietet verschiedene Exportmöglichkeiten, damit Ihnen alle relevanten Daten zur weiteren Verwaltung Ihrer Gutscheine zur Verfügung stehen.
Natürlich würden wir Sie am liebsten weiterhin als Kunden behalten. Wenn Sie sich dennoch dazu entscheiden, die Zusammenarbeit mit uns zu beenden, unterstützen wir Sie selbstverständlich dabei, diesen Schritt möglichst einfach und transparent umzusetzen.
Ablauf
Zum Stichtag des Inkrafttretens Ihrer Kündigung wird das System zunächst in einen Wartungsmodus versetzt. Auf Wunsch können Sie jedoch bereits vorher
nur die Online-Shopoberfläche oder
- auch den Zugriff auf den Verwaltungsbereich
deaktivieren lassen.
Bitte exportieren Sie Ihre benötigten Daten vor Inkrafttreten der Kündigung aus dem System. Wir empfehlen, sich rechtzeitig vor der Abschaltung mit den benötigten Daten und den entsprechenden Exporten auseinanderzusetzen. Vor der Abschaltung erhalten Sie zusätzlich eine Erinnerung per E-Mail, damit Sie die erforderlichen Daten rechtzeitig exportieren können.
Bitte beachten Sie, dass wir Daten aus Sicherheitsgründen nicht für Sie exportieren und per E-Mail übermitteln. Gerade bei sensiblen Daten würde dies ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen. Stattdessen stehen den Administratoren Ihres Systems verschiedene Exportmöglichkeiten direkt im incert-System zur Verfügung.
Datenexport
Prüfen Sie rechtzeitig vor Inkrafttreten der Kündigung, welche Daten Sie zur weiteren Nutzung exportieren wollen. Dies beinhaltet beispielsweise (Auszug):
| Daten | Menüpunkt | Exportformat |
| Bestellungen und Bestelldaten | Bestellungen | XLSX, CSV, JSON |
| Verkaufte Artikel (bspw. Gutscheine) und deren aktueller Wert und Status | Bestellungen (Reiter: Bestellübersicht) | XLSX, CSV, JSON |
| Importierte Codes (vom Vorsystem des incert-Systems) und deren aktueller Wert | Importierte Codes | XLSX, CSV, JSON |
| Kundendaten | Kunden | CSV |
| Kartencodes und deren Status (beinhaltet auch noch nicht verwendete Geschenkkarten) | Gutscheinkarten | XLSX, CSV, JSON |
| Buchungen für Verbuchungsschnittstellen (BMD, DATEV) welche noch nicht gebucht wurden | Buchungen exportieren | CSV |
| Im Falle einer Nutzung des incert-Ticketsystems: Teilnehmerlisten für Veranstaltungen, Wartelisten | Ticketkäufer & Teilnehmer, Warteliste | XLSX, CSV, JSON |
| Statistiken | Journal, Stichtagsauswertung | XLSX, PDF |