OPERA: Verbuchung ins PMS

Erstversion. Dieser Beitrag wird noch erweitert und ggf. aktualisiert. Änderungen vorbehalten.

incert bietet die Möglichkeit, das PMS OPERA über eine Verbuchungsschnittstelle anzubinden. Dabei werden Verkäufe und wenn gewünscht auch Einlösungen direkt in OPERA auf Paymaster, Payment Methods und Transaction Codes erfasst.  

Bei Interesse an einer solchen Schnittstelle, freuen wir uns unter beratung@incert.at von Ihnen zu hören. Seitens OPERA muss OHIP zur Verfügung stehen und wir benötigen die Möglichkeit, einen Interface-User anzulegen.

Buchungen und Begriffe

Eine Buchung an OPERA beinhaltet immer einen "Paymaster" und entweder einen "Transaction Code" oder eine "Payment Method".

  • Paymaster sind Zimmer in OPERA, wobei es für buchhalterische Zwecke vordefinierte "Buchhaltungs-Zimmer" gibt. Auch für Gutscheine gibt es normalerweise ein eigenes solches Zimmer.
  • Transaction Codes und Payment Methods sind zweckgebundene Buchungskonten. OPERA unterscheidet hierbei Transaction Codes für Leistungen und Payment Methods für Zahlungen. Sie entsprechen dem, was in Fidelio als Umsatz- (Transaction Codes) und Zahlungswarengruppen (Payment Methods) bezeichnet wurde.

Verkaufsbuchungen

Zahlung Buchung der gesamten Bestellsumme auf Paymaster und Payment Method.
  • Bei Zahlart "Zimmerbuchung" wird die Zahlung nicht gebucht.
Artikel Buchung des Artikelwerts auf Paymaster und Transaction Code.
  • Eine Buchung pro Artikel.
  • Es kann pro Artikel ein abweichender Transaction Code selbstständig hinterlegt werden.
  • Für Sponsoring-Käufe kann, falls gewünscht, ein eigener Transaction Code angegeben werden, der statt des Transaction Codes des Artikels verwendet wird.

Versandkosten

(nur wenn bei der Bestellung Versandkosten anfallen)

Buchung der Versandkosten auf Paymaster und Transaction Code.
  • Die Verbuchung erfolgt ohne USt.

Rabatte

(nur wenn bei der Bestellung Rabatt gewährt wurde)

Buchung der Differenz aus Artikeln und Zahlung auf Paymaster und ein Rabattkonto.
  • Verbuchung als Rabattprodukt.

Gutschein als Zahlungsmittel

(nur wenn beim Kauf von Tickets oder Produkten ein Gutschein als Zahlungsmittel eingelöst wurde)

Buchung des für die Zahlung verwendeten Gutscheinbetrags auf Paymaster und ein Payment Method, die für Zahlungsmittel-GS definiert wird.
  • Zusätzlich wird ggf. die Einlösung des benutzten Gutscheins gebucht (siehe Einlösebuchungen).

Einlösebuchungen

Auflösung des Verkaufs Buchung des Einlösebetrags auf Paymaster und Transaction Code.
  • Diese Buchung löst die beim Verkauf getätigte Artikel-Buchung auf.
  • Für Gutscheine, dessen Verkauf nicht in Opera verbucht wurde, können eigene Buchungskonten definiert werden.
Verbuchung der Einlösung Buchung des Einlösebetrags auf Paymaster und Payment Method.
  • Diese Buchung löst die von einer Kasse, PMS oder Incert Einlöse-Posting-Schnittstelle gebuchte Zahlung der mit Gutschein bezahlten Konsumationsrechnung auf.

Zu definieren

Für die Einrichtung müssen Sie uns die gewünschten Buchungsdaten übermitteln. Das sind üblicherweise:

  • Paymaster für incert-Gutscheine und, falls eine abweichende Verbuchung gewünscht ist, für incert-Sponsoringgutscheine (ggf. auch für importierte Altgutscheine)
  • Transaction Codes für Gutscheinverkauf (ggf. auch Ticket- oder Produktverkauf) und falls eine abweichende Verbuchung gewünscht ist, für incert-Sponsoring-Gutscheine
  • Payment Method für Gutscheineinlösung (ggf. auch Ticketeinlösung) sowie für Einlösung von Sponsoringgutscheinen (bzw. Tickets)
  • Transaction Codes für Rabattabzug und für Porto/Spesen 
  • Payment Methods für alle im incert-System (online und intern) genutzten Zahlarten einschl. Sponsoring und ggf. Zahlungsmittel Gutschein - bei Online-Kreditkartenzahlung kann optional pro Karten-Brand ein Konto eingestellt werden.

Für die Übermittlung erhalten Sie nach Beauftragung eine Ausfülltabelle und -Hilfe. Zusätzlich werden Daten zu Ihrer OPERA-Instanz benötigt (Chain- und Property-Code, Version, Property-URL, Cashier Number) und Sie müssen einen "Integration User" in OPERA genehmigen. Details dazu folgen nach Beauftragung von Ihrem Projektbetreuer. 

Zu beachten

  • Einlösungen von Gutscheinen erfolgen auch mit dieser Schnittstelle sowohl in OPERA als auch in incert. Es gibt allerdings eine separate (und mit dieser Schnittstelle kombinierbare) Einlöseposting-Schnittstelle. Mit dieser Einlöseposting-Schnittstelle kann eine Einlösung in incert direkt auf eine Gastrechnung gebucht werden.
  • Die Schnittstelle ist nicht für Portalsysteme nutzbar, sondern richtet sich ausschließlich auf eine OPERA-Instanz. Eine Multi-Property-Konstellation wird lediglich für die Einlösung mittels Einlöseposting unterstützt.
  • Wenn erforderlich kann bei einzelnen Artikeln eingestellt werden, dass deren Verkauf und/oder Einlösung nicht gebucht wird.
  • Die Verbuchung von Einlösungen erfolgt optional und kann wenn gewünscht auch gänzlich deaktiviert werden.
  • Die Einlösungen von ins incert-System importierten Altgutscheinen können ebenfalls gebucht werden. Hierfür können eigene Buchungsdaten eingestellt werden.

 

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