Im incert-System ermöglicht ein eigenes Ausbuchungs-Modul die fiktive Einlösung von Gutscheinen und Tickets. Während die Ausbuchung aus technischer Sicht einer Einlösung ähnelt, sind Ausbuchungen statistisch eigens behandelt und filterbar.

Übersicht

Auszubuchende Artikel

• Artikeltyp: Ausgebucht werden Gutscheine (Artikeltypen Wertgutschein, Paketgutschein, Leistungsgutschein), importierte Altgutscheine und Tickets. Die importierten Gutscheine müssen in einem separaten durchlauf im entsprechenden Tabellenblatt ausgebucht werden. Karten sind von der Ausbuchung nicht erfasst (unabhängig davon, ob der Artikeltyp für beladbare Geschenkkarten oder vorgedruckte Printgutscheine verwendet wird).
• Ausgenommene Artikel: Zur Ausbuchung können einzelne Artikel ein- bzw. ausgeschlossen werden (Filter - "Produkt")
• Zahlungsart: Ausbuchungen können auch anhand der Zahlungsart eingeschränkt werden (Filter "Zahlungsart")

Ausbuchungszeitraum

Ausstellungszeitpunkt (Filter "Erstellt am"): Bei der Ausbuchung gibt man an, bis zu welchem Ausstellungsdatum verkaufte Gutscheine und Tickets ausgebucht werden. Alle davor verkauften Gutscheine und Tickets werden um den noch offenen Wert ausgebucht.

Gültigkeitszeitpunkt (Filter "Gültig bis"): Alternativ oder zusätzlich zum Ausstellungsdatum kann die Gültigkeit herangezogen werden. Dann werden jene Gutscheine und Tickets ausgebucht, die zum angegebenen Datum bereits abgelaufen waren (also eine kürzere Gültigkeit haben als der angegebene Stichtag).

Vorbereitungen

Im Rahmen der Ausbuchung ist meist eine kurze Vorab-Besprechung und Kontrolle erforderlich, weshalb der Menüpunkt nur auf Anfrage aktiviert wird. Je nach Konfiguration kann es sein, dass im System das Gültigkeitsdatum bisher nicht verwendet wurde. In diesem Fall kann unser Serviceteam dieses nachträglich setzen lassen. Davon unabhängig kann natürlich auf Basis des Ausstellungsdatums ausgebucht werden.

Ausbuchung simulieren/kontrollieren

Eine Ausbuchung kann vorab getestet werden. Dazu gibt es unterhalb der Filter zur Ausbuchung eine Auflistung der Gutscheine/Tickets, welche anhand der oberhalb eingestellten Filterkriterien ausgebucht werden würden. Nachdem die Filterkriterien für die Ausbuchung hinterlegt wurden, müssen diese mit dem Lupensymbol bestätigt/angewendet werden. Dies kann auch mit "Export" exportiert werden (ggf. können auch Spalten für die Darstellung bzw. den Export ausgeblendet werden mit Klick auf "Spalten").

Ausbuchung

Für die tatsächliche Ausbuchung, klicken Sie auf den Button "+ Gutscheine Ausbuchen". Im Anschluss erscheint nochmal eine Zusammenfassung der auszubuchenden Gutscheine in einem Pop-up zur Bestätigung.

Hier können Sie auch einen Kommentar vermerken, der auf der Entwertungsoberfläche sichtbar ist (sollte einer der ausgebuchten Gutscheine über die Entwertungsoberfläche abgefragt werden, wird diese Bemerkung ausgespielt).

Ergebnis

• Ausgebuchte Gutscheine und Tickets sind nicht mehr einlösbar
• Die Ausbuchung kann (vergleichbar mit der Aufhebung einer Einlösung) auch bei einem einzelnen Code wieder aufgehoben werden
• Ausbuchungen sind statistisch erfasst und in Statistiken filterbar
• Ausbuchungen sind Einlösungen, welche auf einen speziell für Ausbuchungen angelegten Benutzer "Ausbuchung" lauten.

Bei Verbuchungsschnittstellen

Sind im System Verbuchungsschnittstellen aktiv, empfehlen wir eine kurze Vorbesprechung mit unserem Serviceteam. Grundsätzlich würde die Ausbuchung eine Einlösebuchung auslösen. Werden Gutscheine ausgebucht, bei denen der Verkauf nicht gebucht wurde (insb. weil der Verkauf vor Start der Verbuchungsschnittstelle stattgefunden hat), wäre die Verbuchung dieser Fälle gesondert zu prüfen.