Bestellungen werden durch das PMS von ASA in regelmäßigem Intervall abgeholt und sind anschließend in ASA erfasst. Bei der Einlösung fragt ASA live in incert nach dem Status des Gutscheins und kann diese teil- oder vollständig einlösen. Somit ist also bei der Einlösung eines Gutscheins kein Einstieg in incert nötig. Incert ist weiterhin das datenführende System, an welches auch zusätzliche Entwertungsschnittstellen angebunden werden könnten.

Bei Interesse an einer solchen Schnittstelle, freuen wir uns unter beratung@incert.at von Ihnen zu hören. Zusätzlich muss die bei ASA oder über Ihren Installer beauftragt werden.

Ablauf & Beispiel

1. Gutschein wird in incert verkauft
2. Gutschein wird von ASA abgeholt und in ASA geführt - Beispiel:
3. Gutschein wird in ASA eingelöst. Das Feld "Kode" zeigt während der Eingabe passende Gutscheine. Falls es sich um einen nicht zuvor von ASA abgeholten Gutschein handelt (bspw. ein Gutschein in einem externen System, welches über incert angebunden ist), so muss der vollständige Code eingegeben werden.  
4. ASA prüft den Gutschein in incert und löst diesen dort ein. In incert ist die zugehörige Reservierung mit Reservierungsnummer, Zeitraum und Gastname ersichtlich:

Bei Geschenkkarten kann der Code nicht zuvor abgeholt werden, da die Bestellung erst nachträglich auf eine bestimmte Karte (und deren Code) geladen wird. Ebenso gibt es ggf. externe Gutscheine, welche über incert einlösbar sind, aber nicht dort verkauft wurden. In diesen Fällen kann kein Code vorab von ASA abgeholt werden. 

Bitte beachten Sie, dass wir keine Hilfestellung zu Aktionen in Drittsystemen geben können. Die Beschreibung wurde nach bestem Wissen verfasst. Im Zweifel oder bei Rückfragen, wenden Sie sich aber bitte direkt an den Systemanbieter.

Zu beachten

• ASA benutzt ein Mapping auf Artikeltypebene. Daher müssen die in incert verwendeten Artikeltypen (bspw. Wert- und Paketgutschein, Geschenkkarte) zuvor an ASA kommuniziert werden.
• Teileinlösungen sind möglich. Dabei verbleibt der Restwert am incert Gutschein und kann für zukünftige Einlösungen verwendet werden. 
• Bei Portalsystemen können ASA-Einlösungen in incert statistisch dem richtigen Hotel zugeordnet werden. Dies ist essentiell für eine Partnerabrechnung in incert. 
• Bei Geschenkkarten (Code steht beim Verkauf noch nicht fest) und externen über incert einlösbaren Gutscheinen ist eine Konfiguration in ASA erforderlich, um diese nicht zuvor abgeholten Codes dennoch einlösen zu können.
• Bei "Altgutscheinen" (vor incert) sind mehrere Szenarien möglich. Wenn diese vom zuvor verwendeten System in ASA eingebucht wurden, könnte über den ASA Support der in ASA eingebuchte Gutschein auf einen "incert-Gutschein" angepasst werden. Zusätzlich wird der Gutschein in incert importiert und bei Einlösung fragt ASA bei incert (anstelle des früher genutzten Systems) nach dem Status. Alternativ können die eingebuchten Gutscheine auch auf "manuell" gestellt werden, damit ASA bei diesen Gutscheinen nicht beim externen System nachfragt sondern den Gutschein direkt entwertet. Letztere Vorgehensweise ist nur dann sinnvoll, wenn keine weiteren Systeme (Kasse, Booking Engine) an incert angebunden sind und diese Gutscheine ebenfalls einlösen können sollen.