PROTEL: Gutscheinübertragung ins PMS

incert bietet die Möglichkeit, Gutscheine in das PMS Protel einzubuchen. Seitens Protel wird dafür sowohl die Protel Gutscheinverwaltung, als auch die "protel Voucher-API" benötigt. Wird in incert ein Gutschein verkauft, buchen wir diesen in die Protel-Gutscheinverwaltung ein. Somit ist der Umsatz dort erfasst, ohne eigens in Protel einzusteigen.

Bei Interesse an einer solchen Schnittstelle, freuen wir uns unter beratung@incert.at von Ihnen zu hören. Zusätzlich muss die Protel Gutscheinverwaltung ("protel voucher") und die Schnittstelle zur Einbuchung ("protel Voucher-API IFC") bei Protel oder über Ihren Installer beauftragt werden. Außerdem muss Ihre IT einen https-Endpoint zum Protel Com-Server bereitstellen (siehe unten).

Ablauf

  1. Der Kunde bestellt einen Gutschein online oder ein Mitarbeiter stellt diesen in incert aus.
  2. Incert übermittelt den Gutscheinwert sowie die Zahlart an Protel.
  3. Protel öffnet ein Passantenkonto und bucht über die Kartei INCERT den Gutscheinwert und die Zahlung. Es kann auch eine andere Kartei für diesen Vorgang definiert werden.
  4. Das Passantenkonto muss (am besten täglich) ausgecheckt werden, damit Protel eine Rechnung für diesen Vorgang generiert. Diese Rechnung wird in der Gutscheinverwaltung hinterlegt.
  5. Der Gutschein samt Zahlung wird in der Protel-Gutscheinverwaltung eingetragen.

Beispiel

Hier sehen Sie in incert verkaufte Gutscheine, welche in die Protel-Verwaltung protel voucher eingebucht wurden:

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Anwendungsfälle

incert als datenführendes Verwaltungssystem (empfohlen)

Die Einbuchung in Protel kann zur Einbuchung genutzt werden - oft in Kombination mit der Entwertungsschnittstelle. Dabei ist incert das datenführende System und die Einbuchung in Protel wird lediglich genutzt, damit Umsätze automatisiert übertragen werden. Denn die Übertragung als Gutschein in die Protel-Gutscheinverwaltung ist der einzige dafür offenstehende Weg. Der aktuelle Stand der Gutscheinwerte ist dann weiterhin in incert geführt, weshalb in dieser Konstellation auch andere Systemen (Kassen, Booking-Engine, etc.) an incert angebunden werden können. 

incert als reines Verkaufssystem (nicht empfohlen)

Alternativ kann die Einbuchung in Protel auch dazu genutzt werden, incert lediglich als Verkaufssystem zu nutzen. Die Verwaltung und Einlösung der Gutscheine erfolgt dann ausschließlich in Protel. Dabei ist Protel das datenführende System, weshalb viele Funktionen und Statistiken von incert nicht nutzbar sind und auch keine weiteren Systeme zur Einlösung an incert angebunden werden können. Denn nur Protel kennt dann den aktuellen Stand der Gutscheinwerte. Wir empfehlen daher, incert als datenführendes System zu nutzen.

Zu beachten

  • Seitens Protel ist die nötige Schnittstelle nur für On-Premise-Installationen verfügbar. Protel Air wird nicht unterstützt.
  • Seitens Protel ist nur die Einbuchung von Gutscheinen (bzw. Tickets oder Karten) möglich. Der Verkauf von materiellen Produkten kann (mangels Gutscheincode) nicht übertragen werden.
  • Seitens Protel ist keine Einbuchung von Rabatten, Versandkosten oder Bestellstornos möglich.
  • Bei Portalsystemen mit Multi-Property-Installation kann seitens incert auf Basis des ausstellenden Users definiert werden, in welches Protel-Property eingebucht wird. Bei Onlineverkäufen wäre das Einbuchen von Verkäufen eines bestimmten Sub-Shops in ein bestimmtes Protel-Property möglich. Voraussetzung dafür sind einheitliche Buchungseinstellungen (MOPRef, VoucherType, etc.). In der Praxis ist dies bei Hotelketten nicht relevant, da hier durch incert nicht in das PMS der einzelnen Häuser gebucht wird, sondern stattdessen eine Verbuchung für die übergeordnete Dachgesellschaft und deren FIBU relevant ist. Etwaige vor-Ort-Verkäufe verbuchen die jeweiligen Hotels dann selbst in ihrem PMS.
  • Für die Installation wird neben Protel / Ihrem Installer auch die IT-Abteilung Ihres Betriebs benötigt. Der "Protel ComServer" läuft auf dem Server Ihres Betriebs. Dieser muss für incert durch aus dem Internet erreichbar gemacht werden. Dazu muss Ihre IT einen https-Endpoint zur Verfügung stellen können, mit welchem wir auf den ComServer zugreifen können.

     

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