Gutscheine importieren

Altbestände von Gutscheinen (aus vor incert verwendeten Systemen) können in incert importiert werden. So können alle Gutscheine über den gleichen Prozess eingelöst werden und sind in den Statistiken gemeinsam erfasst.

Der Import erfolgt durch incert und wird nach Aufwand abgerechnet. Der Aufwand hängt primär von der Datenqualität und der Komplexität der Daten ab. Daher ist eine gute Aufbereitung und Prüfung der Daten essentiell. Bei Interesse freuen wir uns, unter beratung@incert.at von Ihnen zu hören. 

Vorabinformationen & Aufwand

Um den Aufwand des Imports abschätzen zu können, geben Sie uns folgende Informationen vorab bekannt:

Teileinlösungen Wurden Altgutscheine nur vollständig eingelöst, oder gab es Einlösungen von Teilbeträgen?
Importquelle Wo wurden die Altgutscheine bisher geführt (in einem Gutscheinsystem oder Gutscheinmodul von Kasse oder PMS oder etwa in einer manuell geführte Excel-Liste)
zu importierende Daten Sollen lediglich offene Werte importiert werden, oder soll mit zusätzlichem Aufwand geprüft werden, ob auch stornierte Gutscheine und Einlösungen/Teileinlösungen importiert und in Statistiken nachträglich erfasst werden können? Dies bedeutet erfahrungsgemäß einen deutlich höheren Aufwand.
Steuersätze Wurden die Altgutscheine mit Steuersatz geführt? Diese können auch in incert importiert werden. Dabei gilt es zu beachten, dass über möglicherweise genutzte Entwertungsschnittstellen (z.B. zu Kassen) grundsätzlich nur Bruttowerte übergeben werden und dass pro Altgutschein nur ein Steuersatz geführt werden kann.

Datenaufbereitung

Nach Beauftragung müssen Sie die Daten in das Importformat bringen. Dazu empfehlen wir eine Vorabbesprechung mit Ihrem Projektbetreuer. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über mögliche Importdaten:

Immer erforderlich

Erforderlich

wenn nur offene Werte importiert werden

Erforderlich

wenn auch Einlösungen / Teileinlösungen importiert werden

Optional

als Zusatzinformation möglich
  • eindeutiger und alphanummerischer Gutscheincode
  • Status
  • Offener Betrag (importiert als Verkaufswert)
  • Verkaufswert
  • Einlösebetrag
  • Einlösedatum
  • Einlösestation
  • Bestellnummer
  • Rechnungsnummer
  • Gutscheinname
  • Ausstellungsdatum
  • Gültigkeitsdatum
  • Leistungsbeschreibung
  • Kunde
  • Währung
  • Zahlungsart
  • Versandart
  • Verkaufsstation

Datenübermittlung

Vorlage für die Übermittlung der Daten ist unsere Excel-Importliste (in den Zeilen 4-10 sind korrekte Beispiele in grün und fehlerhafte Beispiele in rot angeführt). Ob Spalten (Gutscheincode) doppelte Werte enthalten, können Sie in Excel filtern. Ob alle Werte das richtige Format haben, sehen Sie in Excel am besten wenn Sie Filter aktivieren. Im ausgeklappten Filter ist sofort sichtbar, ob bspw. ein Wert nicht als Datum formatiert ist.

Prüfen Sie vor Übermittlung unbedingt die Datenqualität, um zusätzliche Aufwände zu vermeiden.

Verwaltung in incert

Einlösung
  • Importierte Gutscheine können wie incert-Gutscheine eingelöst werden (Web, App, Schnittstellen).
  • Sollten Codes fortlaufend sein, können sie für eine etwaige Onlinewertabfrage oder Onlineeinlösung (durch den Gutscheininhaber) gesperrt werden und nur vor Ort eingelöst werden.

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Entwertungsoberfläche (zum Vergrößern klicken)

Bestell- & Gutscheinlisten
  • Importierte Gutscheine sind nicht in der Bestellliste enthalten, da es im System keine Bestellung gibt.
  • Für importierte Gutscheine gibt es eine eigene Liste, in der alle Daten ersichtlich sind und durchsucht, gefiltert oder exportiert werden können.

Liste der importierten Gutscheine (zum Vergrößern klicken)

Statistiken
  • Importierte Gutscheine werden in Statistiken erfasst.
  • Dazu wird ein Artikel "Altgutschein" (oder optional mehrere Artikel um bspw. nach Steuersatz zu trennen) angelegt und die Importe damit gemappt.

Stichtagsauswertung (zum Vergrößern klicken)

Excel-Importliste

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