Im incert-System ermöglicht ein eigenes Ausbuchungs-Modul die fiktive Einlösung von Gutscheinen und Tickets. Während die Ausbuchung aus technischer Sicht einer Einlösung ähnelt, sind Ausbuchungen statistisch eigens behandelt und filterbar.

Übersicht

Auszubuchende Artikel

• Artikeltyp: Ausgebucht werden Gutscheine (Artikeltypen Wertgutschein, Paketgutschein, Leistungsgutschein), importierte Altgutscheine und Tickets. Karten sind von der Ausbuchung nicht erfasst (unabhängig davon, ob der Artikeltyp für beladbare Geschenkkarten oder vorgedruckte Printgutscheine verwendet wird).
• Ausgenommene Artikel: Aus der Ausbuchung können einzelne Artikel (nach ID) ausgenommen werden. Unser Serviceteam kann eine Liste von Ausnahmen einstellen, welche bei allen zukünftigen Ausbuchungen berücksichtigt wird (aber nur auf Anfrage über service@incert.at erweitert werden kann).

Ausbuchungszeitraum

1. Ausstellungszeitpunkt: Bei der Ausbuchung gibt man an, bis zu welchem Ausstellungsdatum verkaufte Gutscheine und Tickets ausgebucht werden. Alle davor verkauften Gutscheine und Tickets werden um den noch offenen Wert ausgebucht.
2. Gültigkeitszeitpunkt: Alternativ oder zusätzlich zum Ausstellungsdatum kann die Gültigkeit herangezogen werden. Dann werden jene Gutscheine und Tickets ausgebucht, die zum angegebenen Datum bereits abgelaufen waren (also eine kürzere Gültigkeit haben als der angegebene Stichtag).

Vorbereitungen

Im Rahmen der Ausbuchung ist meist eine kurze Vorab-Besprechung und Kontrolle erforderlich, weshalb der Menüpunkt nur auf Anfrage aktiviert wird. Je nach Konfiguration kann es sein, dass im System das Gültigkeitsdatum bisher nicht verwendet wurde. In diesem Fall kann unser Serviceteam dieses nachträglich setzen lassen. Davon unabhängig kann natürlich auf Basis des Ausstellungsdatums ausgebucht werden.

Ausbuchung simulieren

Eine Ausbuchung kann vorab getestet werden. Dazu wird das Häkchen D "Ausbuchung simulieren" nicht entfernt (ist standardmäßig gesetzt). Anstelle der tatsächlichen Ausbuchung erstellt das System dann eine Textdatei mit Informationen zur Ausbuchung. Darin enthalten sind die ersten 1000 Codes, welche unter den gesetzten Einstellungen ausgebucht werden würden. Am unteren Ende der Textdatei finden Sie eine Kontrollsumme. Für weitere Beispiele kann der Simulationsvorgang beliebig oft wiederholt werden. Alle auszubuchenden Codes sind aus Gründen der Performanz nicht enthalten.

Ausbuchung

Für die tatsächliche Ausbuchung, entfernen Sie das Häkchen D "Ausbuchung simulieren" und klicken Sie "Einlösung starten". Im Feld C können Sie einen Kommentar vermerken, der auf der Entwertungsoberläche sichtbar ist (sollte diese bei einem der ausgebuchten Gutscheine aufgerufen werden).

Ergebnis

• Ausgebuchte Gutscheine und Tickets sind nicht mehr einlösbar
• Die Ausbuchung kann (vergleichbar mit der Aufhebung einer Einlösung) auch bei einem einzelnen Code wieder aufgehoben werden
• Ausbuchungen sind statistisch erfasst und in Statistiken filterbar
• Ausbuchungen sind Einlösungen, welche auf einen speziell für Ausbuchungen angelegten Benutzer "Ausbuchung" lauten.

Bei Verbuchungsschnittstellen

Sind im System Verbuchungsschnittstellen aktiv, empfehlen wir eine kurze Vorbesprechung mit unserem Serviceteam. Grundsätzlich würde die Ausbuchung eine Einlösebuchung auslösen. Werden Gutscheine ausgebucht, bei denen der Verkauf nicht gebucht wurde (insb. weil der Verkauf vor Start der Verbuchungsschnittstelle stattgefunden hat), wäre die Verbuchung dieser Fälle gesondert zu prüfen.